Cara Menggunakan Formulir Zoho Forms untuk Pendataan atau Survey secara Online

Bagi Anda yang sedang melakukan pendataan atau pengumpulan data, misalkan pendataan penduduk, pendataan usulan bansos, dll. Biasanya pendataan dilakukan dengan cara mengisi formulir/kuesioner pada media kertas. Kemudian hasilnya dikumpulkan dan diinput satu per satu pada aplikasi komputer.

Coba bayangkan jika target pendataan berjumlah sangat banyak, pastinya membutuhkan biaya, waktu dan tenaga yang banyak pula. Sebenarnya ada cara yang lebih mudah, praktis, hemat biaya, waktu dan tenaga. Anda bisa menggunakan aplikasi formulir online, tidak perlu lagi media kertas. Modal yang harus dipersiapkan yaitu komputer/laptop, smartphone, dan koneksi internet.

Cara Menggunakan Formulir Zoho Forms

Sebagai contoh kali ini saya akan membagikan artikel/tutorial cara melakukan pendataan penduduk sederhana menggunakan Aplikasi Formulir Online Zoho Forms.

Pengertian Formulir Online

Formulir online adalah formulir yang dibuat menggunakan aplikasi, kemudian disebarkan dan diisi secara online, dan hasilnya berupa data yang dikumpulkan/ disimpan pada server penyedia layanan formulir online.

Saat ini banyak aplikasi penyedia formulir online yang berbasis web, gratis maupun berbayar, seperti Google Forms, Zoho Forms, JotForm, Wufoo, dsb.

Pada tutorial kali ini aplikasi yang saya gunakan adalah Zoho Forms. Kenapa saya menggunakan Zoho Forms? Karena untuk melakukan pendataan penduduk biasanya dibutuhkan data NIK (Nomor KTP) dan Nomor KK yang jumlah digitnya 16 (enam belas), nah! isian formulir berupa angka pada Zoho Forms bisa disetting harus mengisi 16 Digit, artinya jika mengisi kurang atau lebih dari 16 Digit, maka isian akan ditolak.

Dan ada juga fitur tidak boleh mengisi data ganda, artinya jika sudah mengisi NIK satu kali, maka jika dimasukkan lagi NIK yang sama,  maka isian akan ditolak. Itulah kelebihan pada aplikasi Zoho Forms berdasarkan pengalaman saya.

Membuat Akun Zoho Forms

Untuk membuat akun Zoho Forms caranya sangat mudah, cukup menggunakan akun Google Anda. Langkah pertama kunjungi Situs Web Zoho menggunakan browser dengan alamat pada link berikut ini Zoho Forms. 

Setelah tampilan awal pendaftaran Aplikasi Zoho Forms terbuka, silahkan isi 'Nama Perusahaan/Lembaga', 'Email atau Akun Google', 'Kata Sandi', dan 'Nomor Telepon' (opsional). Kemudian beri centang pada kotak persetujuan 'Saya setuju untuk ketentuan layanan dan kebijakan privasi'. Lalu klik Tombol 'DAFTAR GRATIS'.

Langkah selanjutnya lakukan konfirmasi akun Zoho Forms, caranya buka Kotak Masuk pada Email Anda kemudian klik Tombol 'Confirm my account'.

Kemudian Anda akan diarahkan pada halaman verifikasi alamat email, klik saja Tombol 'Verifikasi'.

Setelah akun diverifikasi, sekarang Anda bisa mengakses Akun Zoho Forms. Klik saja Tombol 'Akses Akun Anda'.

Fitur-Fitur pada Akun Gratis Zoho Forms

Ada beberapa batasan pada aplikasi Zoho Forms yang menggunakan akun gratis, di antaranya sebagai berikut:

1. Pembuatan formulir (Forms) dibatasi hanya bisa membuat 3 (tiga) formulir saja
2. Input data (Submissions) dibatasi hanya bisa 500 kiriman per bulan
3. Penyimpanan file dibatasi hanya 200 MB saja

Bagi Anda yang sedang melakukan pendataan yang banyak, misalkan pendataan penduduk di suatu desa, maka sebaiknya Anda menggunakan akun yang berbayar. Harganya yang paling murah (Basic) seharga $12 per bulan. Input data pada Paket Basic mencapai 10.000 kiriman per bulan, cukup banyak untuk melakukan pendataan penduduk.

Satu lagi fitur dari akun berbayar adalah jika isian pada formulir berupa gambar atau foto, maka penyimpanan bisa dialihkan pada layanan yang lain, seperti Google Drive, dsb.

Jika Anda berniat berlangganan Akun Zoho Forms berbayar, sebaiknya Anda mempersiapkan dulu kartu kredit, karena pembayarannya menggunakan Mata Uang Dollar. Bisa juga menggunakan Paypal untuk pembayaran, tapi untuk verifikasi Paypal dibutuhkan juga kartu kredit.

Membuat Formulir Online untuk Pendataan Penduduk

Sebagai contoh, berikut ini saya uraikan cara membuat formulir online Zoho Forms untuk digunakan sebagai pendataan penduduk.

Langkah pertama setelah masuk halaman awal aplikasi klik Tombol 'Let's Get Started'.

Setelah itu akan terbuka halaman pemilihan jenis formulir, apakah Anda akan memilih BLANK FORM atau FORM TEMPLATES. Anda pilih saja BLANK FORM untuk membuat formulir dari awal. Kemudian isikan judul formulir pada 'Form Name', isian deskripsi sifatnya opsional, artinya bisa diisi bisa juga tidak. Lalu klik Tombol 'Create'.

Selanjutnya akan terbuka halaman pembuatan formulir. Pada Menu Tab 'Builder' di sebelah kiri terdapat 'Basic Fields' dan 'Advanced Fields'. Anda pilih 'Basic Fields' untuk membuat bagian-bagian dasar formulir.

Di sini saya akan membuat formulir pendataan penduduk sederhana yang terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut:

1. Nama Lengkap
2. Tempat Lahir
3. Tanggal Lahir
4. Jenis Kelamin
5. Nomor Induk Kependudukan (NIK/Nomor KTP)
6. Nomor Kartu Keluarga (KK)
7. Alamat
8. RT/RW

1. Bagian Formulir 'Nama Lengkap'

Untuk membuat bagian Nama Lengkap gunakan Field 'Single Line', caranya klik dan tahan (Drop) pada Field 'Single Line' kemudian geser (Drag) pada lembar kerja yang berada di sebelah kanan lalu lepaskan klik.

Langkah selanjutnya klik pada bagian atau bidang yang telah terpasang pada lembar kerja untuk mengubah pengaturannya.

Setelah jendela 'Properties' terbuka, Anda tinggal merubah pengaturan sesuai yang diinginkan. Di sini saya akan merubah pengaturan penting yang biasanya dipakai. Atur saja pada Tab 'Field Label', 'Instructions', dan 'Validation'.

Pada Tab 'Field Label' isikan label bidang atau bagian formulir, pada Tab 'Instructions' isikan instruksi cara pengisian bagian formulir (tidak diisi juga tidak apa-apa).

Pada Tab 'Validation' pilihlah 'Mandatory' jika isian pada bagian ini diwajibkan, artinya tidak boleh dikosongkan. Setelah semua pengaturan selesai lalu klik Tombol 'Save'.

Untuk melihat hasil sementara formulir yang sudah jadi, klik Tombol 'Access Form' yang berada di sebelah kanan atas.

Hasil sementara formulir yang sudah jadi terlihat pada gambar berikut ini.

2. Bagian Formulir 'Tempat Lahir'

Untuk membuat bagian Tempat Lahir gunakan Field 'Single Line', caranya sama dengan pembuatan bagian Nama Lengkap. Pada Properties Tab 'Field Label' isikan Label 'Tempat Lahir', pada Tab 'Validation' pilihlah 'Mandatory', lalu klik Tombol 'Save'.

3. Bagian Formulir 'Tanggal Lahir'

Selanjutnya membuat bagian Tanggal Lahir, caranya gunakan Field 'Date'. Pada Properties Tab 'Field Label' isikan Label 'Tanggal Lahir', pada Tab 'Week Starts On' pilihlah 'Monday', pada Tab 'Validation' pilihlah 'Mandatory', lalu klik Tombol 'Save'.

Selanjutnya merubah format tanggal (dd-MMM-yyyy) supaya mudah pada saat input data, caranya pilih Menu Tab 'Settings' lalu pilih Tab 'General' lalu pada Tab 'Date and Time' pada kolom 'Date Format' pilih format 'dd/MM/yyyy', lalu klik Tombol 'Save'.

4. Bagian Formulir 'Jenis Kelamin'

Langkah selanjutnya membuat bagian Jenis Kelamin, caranya gunakan Field 'Radio'. Dengan menggunakan Field 'Radio' nantinya pada saat mengisi formulir Anda cukup klik pada pilihan yang telah disediakan, jadi Anda tidak perlu mengetik pada saat mengisi pada formulir.

Pada Properties pada Tab 'Field Label' isikan Label 'Jenis Kelamin', pada Tab 'Choices' masukkan pilihan pertama 'Laki-laki' dan pilihan kedua 'Perempuan'. Kemudian hapus pilihan ketiga karena tidak akan digunakan, caranya klik pada tombol minus (-) yang dilingkari berwarna merah di sebelah kanan. Selanjutnya pada Tab 'Validation' pilihlah 'Mandatory', lalu klik Tombol 'Save'.

5. Bagian Formulir 'Nomor Induk Kependudukan (NIK)'

Langkah selanjutnya membuat bagian Nomor Induk Kependudukan (NIK), caranya gunakan Field 'Number'. Dengan menggunakan Field 'Number' nantinya pada saat mengisi formulir Anda hanya bisa menginput data berupa angka.

Pada Properties pada Tab 'Field Label' isikan Label 'Nomor Induk Kependudukan (NIK)'. Pada Tab 'Range' masukkan minimal digit : 16 dan maksimal digit : 16 sesuai dengan jumlah digit nomor NIK. Artinya jika Anda memasukkan angka kurang atau lebih dari 16 digit, maka isian akan ditolak.

Selanjutnya pada Tab 'Validation' pilihlah 'Mandatory' dan 'No Duplicates'. Pilihan 'No Duplicates' artinya isian tidak boleh sama (ganda/duplikat), fungsinya jika Anda sudah memasukan satu nomor NIK, dan jika dimasukkan lagi nomor NIK yang sama, maka isian akan ditolak, selanjutnya klik Tombol 'Save'.

6. Bagian Formulir 'Nomor Kartu Keluarga (KK)'

Langkah selanjutnya membuat bagian Nomor Kartu Keluarga (KK), supaya cepat dan mudah Anda tinggal menduplikat bagian Nomor Induk Kependudukan (NIK), lalu merubah pengaturannya. Caranya klik Toolbar 'Duplicates' yang berada di sebelah kanan.

Selanjutnya merubah pengaturan pada bagian hasil duplikat. Pada Properties pada Tab 'Field Label' isikan Label 'Nomor Kartu Keluarga (KK)'. Pada Tab 'Validation' pilihan 'No Duplicates' jangan dicentang, karena isian Nomor KK bisa ganda (lebih dari satu), lalu klik Tombol 'Save'.

7. Bagian Formulir 'Alamat'

Langkah selanjutnya membuat bagian Alamat, caranya gunakan Field 'Dropdown'. Dengan menggunakan Field 'Dropdown' nantinya pada saat mengisi formulir Anda cukup klik pada pilihan yang telah disediakan, jadi Anda tidak perlu mengetik pada saat mengisi pada formulir. Fungsinya hampir sama dengan Field 'Radio'.

Pada Properties pada Tab 'Field Label' isikan Label 'Alamat', pada Tab 'Choices' masukkan pilihan pertama 'Dusun Satu', pilihan kedua 'Dusun Dua', dan pilihan ketiga 'Dusun Tiga'. Selanjutnya pada Tab 'Validation' pilihlah 'Mandatory', lalu klik Tombol 'Save'.

8. Bagian Formulir 'RT/RW'

Langkah selanjutnya membuat bagian RT/RW, supaya cepat dan mudah Anda tinggal menduplikat bagian Alamat, lalu merubah pengaturannya. Caranya klik Toolbar 'Duplicates' yang berada di sebelah kanan.

Selanjutnya merubah pengaturan pada bagian hasil duplikat. Pada Properties pada Tab 'Field Label' isikan Label 'RT/RW'. Pada Tab 'Choices' masukkan pilihan secara grup, artinya jika di desa Anda terdiri dari tiga dusun, maka buat pilihan grup sebanyak tiga. Masing-masing grup terdiri dari pilihan lagi berupa pilihan RT/RW.

Caranya hapus dulu pilihan yang ada, kemudian pada Tombol 'Advanded' pilihlah 'Group Choices', lalu masukkan pilihan dengan judul grup sama dengan nama pada pilihan bagian alamat (dusun). Untuk menambah atau mengurangi pilihan klik tombol plus (+) atau minus (-), lalu klik Tombol 'Save'.

Membuat Aturan (Rules) pada Bagian Formulir

Pada saat pembuatan bagian RT/RW, mungkin Anda bertanya-tanya kenapa pilihannya secara grup. Berdasarkan pengalaman saya, jika pilihannya berupa daftaran biasa, pasti pilihannya akan ditampilkan semua. Coba bayangkan jika di desa Anda terdapat tujuh dusun dan setiap dusun terdapat lima RT, maka pilihan terdiri dari 35 pilihan RT/RW.

Jika pilihan terlalu banyak, biasanya sering terjadi kesalahan pada saat input data. Untuk meminimalisir kesalahan maka dibuatlah pilihan secara grup. Selanjutnya pilihan diatur dengan fitur 'Rules'. Misalnya jika Anda memilih pilihan 'Dusun Satu', maka pilihan pada  bagian RT/RW menyesuaikan hanya menampilkan pilihan grup Dusun Satu, grup yang lainnya tidak ditampilkan.

Untuk menggunakan aturan pada bagian formulir, buka Menu Tab 'Rules' lalu pada Tab 'Field Rules' klik Tombol 'Configure Now'.

Setelah itu akan terbuka Jendela 'New Rule', pada 'Rule Name' isikan nama 'Dusun Satu', pada fungsi 'If' pilihlah 'All', lalu pilih Field 'Alamat', lalu pilih 'Is', lalu pilih 'Dusun Satu'. Pada fungsi 'Then' pilih 'Show Grouped Choices', lalu pilih 'RT/RW', lalu pilih 'Dusun Satu'. Kemudian klik Tombol 'Add'.

Pada pembuatan aturan (Rules) Anda akan belajar logika dan konsep dasar pemrograman. Berikut ini akan saya uraikan aturan yang telah dibuat tadi.

If > All > Alamat > Is > Dusun Satu, Then > Show Grouped Choices > RT/RW > Dusun Satu, artinya: jika semua Alamat adalah Dusun Satu, kemudian tampilkan grup pilihan Dusun Satu pada RT/RW. Begitu pula untuk Dusun Dua dan Dusun Tiga.

Selanjutnya tambahkan 'Rules' untuk Dusun Dua dan Dusun Tiga, caranya klik Tombol '+ Rule' yang berada di sebelah kanan atas pada Tab 'Field Rules', lalu isikan seperti pada pembuatan aturan Dusun Satu. Anda tinggal mengganti Dusun Satu menjadi Dusun Dua dan Dusun Tiga.

Untuk melihat  hasil akhirnya, Anda tinggal mengakses formulir dengan mengklik Tombol 'Access Form'. Coba Anda pilih salah satu pilihan pada isian Alamat, kemudian lihat pilihan pada isian RT/RW, yang ditampilkan hanya grup pilihan yang sesuai dengan pilihan pada Alamat.

Untuk melihat dan mencoba formulir yang sudah jadi secara langsung, Anda bisa mengakses link berikut ini: Pendataan Penduduk Desa Tumaritis.

Membagikan atau Menyebarkan Formulir Online

Setelah formulir jadi, sekarang saatnya Anda membagikan atau menyebarkan formulir tersebut untuk diisi oleh orang yang sudah ditugaskan. Caranya arahkan mouse pada daftaran formulir yang akan dibagikan, kemudian klik Tombol 'Share'.

Setelah muncul jendela pada Menu Tab 'Share', pilih Tab 'Public' kemudian salin atau 'copy' (Ctrl + C) link yang berada pada kolom 'Form Permalink (URL), atau cukup klik satu kali pada teks link, maka otomatis link tersalin (copied to clipboard).

Kemudian tempel atau 'paste' (Ctrl + V) pada media tujuan atau kontak petugas pengisi formulir, misalkan kolom chat media sosial seperti WhatsApp, Facebook, dll. Tambahkan pula kata-kata perintah atau petunjuk cara mengisi link tersebut.

Link formulir online bisa diperpendek dengan cara mengklik Tombol 'Shorten URL', akan tetapi fitur tersebut akan berfungsi jika Akun Zoho Forms yang Anda gunakan versi berbayar.

Laporan Hasil Pendataan

Setelah formulir online dibagikan dan diisi, sekarang saatnya Anda melihat laporan hasil pendataan. Untuk membuat laporan hasil pengisian pada formulir online, caranya klik Menu Tab 'Report', lalu pilih Tab 'My Reports', lalu pilih Tombol 'New Report'.

Setelah muncul jendela pembuatan laporan baru, isikan judul laporan pada Tab 'Report Name', lalu pilih formulir pada Tab 'Select Form', lalu klik Tombol 'Create'.

Setelah muncul Jendela 'General Settings' klik Tombol 'Save'.

Selanjutnya untuk melihat isi data pada laporan, pilih Menu Tab 'Entries'. Isi data akan ditampilkan secara rinci.