Saat ini menulis nama dan alamat pada label undangan sudah jarang dengan tulis tangan, melainkan dicetak dengan bantuan komputer dan printer. Aplikasi apa saja yang diperlukan untuk mencetak nama pada label undangan? Cukup Aplikasi Office Word dan Office Excel yang bisa kita gunakan. Sebenarnya Office Word saja bisa untuk mencetak nama pada label undangan, namun Office Excel digunakan jika kita mempunyai daftar nama dan alamat yang sudah diketik sebelumnya.

Sebenarnya jika kita belum mempunyai data pun, menggunakan Office Excel lebih mudah dan cepat untuk mengetik daftar nama dan alamat dari awal, daripada mengetiknya langsung pada format label Office Word.

Cara Print Nama pada Label Undangan dari Sumber Data Excel

Berikut ini langkah-langkah untuk mencetak nama dan alamat pada label undangan:

1. Menyiapkan Daftar Nama dan Alamat

Untuk menyiapkan daftar nama dan alamat yang akan diundang, kita bisa mengetik dari awal pada Office Excel dengan format tabel sebagai berikut:

Jika kita sudah mempunyai daftar nama dan alamat yang sudah diketik sebelumnya, untuk lebih mudahnya kita salin (copy paste) saja data tersebut pada tabel dengan format seperti di atas. Kemudian kita simpan file tersebut pada folder yang telah ditentukan sesuai keinginan kita.

2. Membuat Dokumen Label Undangan

Untuk membuat dokumen label undangan, kita bisa menggunakan fitur 'Mailings' pada Office Word. Langkah-langkah menggunakan 'Mailing' cukup mudah, yaitu sebagai berikut:

1. Buka Aplikasi Office Word yang digunakan.
2. Klik Menu Bar 'Mailings'.
3. Kemudian pilih 'Start Mail Merge', lalu pilih 'Step by Step Mail Merge Wizard'.
4. Setelah itu akan muncul Task Pane 'Mail Merge' pada sebelah kanan.
5. Pada 'Select document type' pilih 'Labels'.
6. Kemudian pilih 'Next: Starting document' pada Task Pane paling bawah.
7. Pada 'Select starting document' pilih 'Change document layout', lalu pilih 'Label options'.
8. Pada Dialog Box 'Label Options' pilih Tombol 'New Label'.
9. Setelah itu akan muncul Dialog Box 'Label Details'.

Sebelum memasukkan data ukuran label pada 'Label Details', kita persiapkan dulu penggaris untuk mengukur label. Banyak merk label yang dijual di toko buku dan alat tulis, sebagai contoh kali ini saya akan menggunakan label dengan merk Champion No. 103. Berikut ini hasil ukuran Label Merk Champion No. 103:

• Label name (nama label): CHAMPION 103
• Top margin (margin atas): 0,1 CM
• Side margin (margin samping): 0,1 CM
• Vertical pitch (jarak antar label secara vertikal): 3,35 CM
• Horizontal pitch (jarak antar label secara horizontal): 6,6 CM
• Label height (tinggi label): 3,1 CM
• Label width (lebar label): 6,4 CM
• Number across (jumlah label ke samping): 3
• Number down (jumlah label ke bawah): 4
• Paper size (ukuran kertas label keseluruhan): Custom (Page width: 20 CM, Page height: 13,5 CM)

Setelah mendapatkan ukuran label, kemudian masukkan pada Dialog Box 'Label Details', tekan Tombol 'OK'.

Setelah memasukkan ukuran label pada Dialog Box 'Label Details', maka akan muncul format label berupa tabel dengan kondisi 'No Border' dengan ukuran dokumen sesuai dengan ukuran kertas label. 

3. Menghubungkan Dokumen Label Undangan dengan Data pada File Excel

Langkah selanjutnya adalah menghubungkan dokumen format label dengan data pada file Excel berupa daftar nama dan alamat yang telah disiapkan sebelumnya. Caranya pilih 'Select recipients' pada Task Pane, kemudian pilih 'Use an existing list' lalu pilih 'Browse'. Kemudian cari file Excel yang telah disimpan pada folder yang sudah kita tentukan.

Selanjutnya maka akan muncul Dialog Box 'Select Table', lalu pilih sheet yang bersisi data daftar nama dan alamat, jangan lupa centang kotak di samping tulisan 'First row of data contains column headers', lalu tekan Tombol 'OK'. Setelah muncul Dialog Box 'Mail Merge Recipients' pilih Tombol 'OK'. Sekarang format label pada Word sudah terhubung dengan data pada file Excel.

Setelah dokumen label terhubung dengan data Excel, sekarang saatnya menempatkan isi data pada dokumen label dengan fitur 'Mailings' pada Office Word. Berikut ini langkah-langkahnya:

1. Tempatkan kursor pada label pertama (tabel sebelah kiri atas).
2. Pada Menu Tab 'Mailings' klik 'Insert Merge Field' kemudian pilih 'NAMA' untuk memasukan data nama, tekan 'Enter' pada keyboard lalu ketik 'di', kemudian tekan 'Enter'.
3. Kemudian ulangi klik 'Insert Merge Field' kemudian pilih 'ALAMAT' untuk memasukan data alamat.
4. Selanjutnya pilih 'Update Labels' untuk memasukkan data/ 'Record' ke-2 pada label ke-2 dan seterusnya akan terisi otomatis.
5. Pilih 'Preview Results' untuk menampilkan isi data pada label.
6. Rapikan dokumen dengan memilih/ sorot seluruh isi tabel, kemudian pilih Toolbar 'Alignment' pada 'Quick Acces Toolbar', pilihlah 'Align Center' supaya data nama dan alamat berada di tengah-tengah label.

Berikut ini contoh hasilnya, data yang sudah masuk pada dokumen label:

4. Mencetak Label Undangan

Berikut ini langkah-langkah untuk mencetak label undangan:

1. Masukkan kertas label pada printer dengan posisi sesuai dengan lembar kerja label.
2. Pada Menu Tab 'Mailing' pilih 'Finish and Merge' kemudian pilih 'Edit Individual Documents' untuk melihat seluruh isi dokumen sebelum dicetak atau pilih 'Print Documents' untuk mencetak langsung.

Melihat Dulu Seluruh isi Dokumen Label Sebelum Dicetak

Setelah memilih 'Edit Individual Documents' pada 'Finish and Merge', maka akan muncul Dialog Box 'Merge to New Document' kemudian pilih 'All' lalu tekan Tombol 'OK'. Setelah itu maka akan muncul file baru dengan judul 'Labels1' yang berisi seluruh isi data yang sudah masuk pada format label. Misalkan data ada 1.200 Orang, jika satu lembar label menampilkan 12 Orang, maka file 'Labels1' berisi 100 Halaman.

Lanjutkan proses pencetakan label dengan cara tekan Tombol 'Ctrl' + 'P' pada keyboard, kemudian tekan Tombol 'OK' untuk mencetak seluruh halaman.

Mencetak Langsung Dokumen Label

Setelah memilih 'Print Documents' pada 'Finish and Merge', maka akan muncul Dialog Box 'Merge to Printer' kemudian pilih 'All' lalu tekan Tombol 'OK' untuk mencetak seluruh dokumen label. Atau misalkan jika kita ingin mencetak data dari Record ke-1 sampai dengan Record ke-100, maka pada Dialog Box 'Merge to Printer' isi pada From: 1 dan pada 'To': 100, kemudian tekan Tombol 'OK' untuk mencetak.

Demikian tutorial cara cetak nama pada label undangan dari sumber data Excel. Jika para pembaca kurang memahami tutorial di atas, silahkan bertanya pada kolom komentar.