Cara Praktis Input Data Kepala Keluarga dari Data Excel ke Situs Prodeskel (Profil Desa Kelurahan)

Salam... bagi rekan-rekan Perangkat Desa di seluruh Indonesia yang bertugas menginput data pada Situs Web Profil Desa dan Kelurahan (PRODESKEL), kali ini saya akan membagikan tutorial cara praktis, mudah, otomatis, dan cepat menginput Data Kepala Keluarga dari data Excel ke Situs Prodeskel.

Langkah ke-1

Persiapkan aplikasi berikut ini! Anda bisa mendapatkannya di internet, gunakan aplikasi mesin pencari dan masukkan kata kunci yang tepat sesuai tulisan berikut ini. Atau Anda bisa mendownloadnya pada link yang sudah disediakan.

1. Browser Mozilla Firefox.exe (Versi 48.0)
2. Add-ons iMacros.xpi (Versi 8.9.7)
3. Notepad++.exe (Versi 7.8)

1. Download Mozilla Firefox Versi 48.0
2. Download iMacros Versi 8.9.7
3. Download Notepad++ Versi 7.8

Lalu persiapkan juga file berikut ini!

1. Data Kepala Keluarga.xlsx ambil di sini
2. Data KK - Mailing.docx ambil di sini
3. Input KK.iim ambil di sini

Setelah semua file didapatkan kemudian simpan semua file pada folder yang Anda inginkan dan mudah diakses!

Langkah ke-2

Persiapkan data kepala keluarga pada aplikasi Office Excel, buka file Data Kepala Keluarga.xlsx kemudian isi dengan data kepala keluarga atau jika sudah mempunyai data kepala keluarga di desa Anda, maka salin data (copy > paste) ke Data Kepala Keluarga.xlsx (susunan kolom jangan dirubah).

Jika data sudah terisi kemudian ganti (Replace) semua Spasi pada data kepala keluarga dengan huruf dan karakter <SP>!

• Find & Select >> Replace
• Find what: Tekan spasi satu kali
• Replace with: <SP>
• Replace All

Berikut ini contoh hasilnya:

Untuk lebih jelasnya cara mengganti semua spasi pada dokumen, Anda bisa melihatnya pada video berikut ini.

Langkah ke-3

Install aplikasi berikut ini!

1. Browser Mozilla Firefox (versi 48.0).
2. Kemudian tambahkan Add-ons iMacros (versi 8.9.7) pada Mozilla Firefox.
3. Notepad++ (versi 7.8).

Cara Menambahkan Add-ons iMacros pada Mozilla Firefox

Buka browser Firefox, lalu klik Menu pada pojok kanan atas browser kemudian pilih Add-ons >> Tools for all add-ons >> Install Add ons from File >> pilih file add ons yang sudah didownload tadi (Add ons Imacros.xpi) >> Install >> restart browser Firefox >> Imacros sudah terpasang. Untuk lebih jelasnya cara menambahkan Add-ons iMacros pada Mozilla Firefox, Anda bisa melihatnya pada video berikut ini.

Setting Imacros

Klik Open Menu pada Firefox kemudian pilih Add-ons >> pada iMacros for Firefox klik Options >> Folder Macros >> arahkan pada folder tempat menyimpan file Input KK.iim >> Apply. Untuk lebih jelasnya cara setting Add-ons iMacros pada Mozilla Firefox, Anda bisa melihatnya pada video berikut ini.

Langkah ke-4

Hubungkan file Data KK - Mailing.docx dengan file Data Kepala Keluarga.xlsx!

1. Sebelumnya tutup dulu file Data Kepala Keluarga.xlsx pada Office Excel.
2. Buka file Data KK - Mailing.docx yang telah didownload tadi, kemudian hubungkan dengan Data Kepala Keluarga.xlsx menggunakan fitur Mailing (Mail Merge) pada Office Word: --> Mailings >> Select Recipients >> Use Existing List >> cari file Data Kepala Keluarga.xlsx.

Untuk lebih jelasnya cara menghubungkan file Word dan Excel pada fitur Mailing, Anda bisa melihatnya pada video berikut ini.

Buka Data Mailing Sebanyak 150 Record

Klik Finish & Merge kemudian pilih Edit Individual Documents lalu isi From: 1 To: 150 >> OK >> Kemudian akan terbuka file Word baru dengan nama Letters1 berisi 150 Halaman, setiap halaman berisi 1 Data Kepala Keluarga. Untuk lebih jelasnya cara membuka data pada fitur mailing, Anda bisa melihatnya pada video berikut ini.

Langkah ke-5

Salin (copy > paste) semua isi halaman pada file Letters1 pada file Input KK.iim!

1. Buka file Input KK.iim menggunakan Notepad++, kemudian Copy semua isi halaman pada file Letters1 tadi dan Paste pada file Input KK.iim (paste di antara garis sama dengan).
2. Kemudian tekan tombol Save pada Notepad++.

Untuk lebih jelasnya cara memindahkan data dari file Word ke file iMacros, Anda bisa melihatnya pada video berikut ini.

Langkah ke-6

Jalankan iMacros pada Mozilla Firefox untuk proses input data kepala keluarga!

1. Buka Browser Mozilla Firefox kemudian buka situs Prodeskel lalu Login dan jalankan iMacros.
2. Pilih Input KK pada jendela iMacros kemudian klik Play dan proses input data pun akan berjalan otomatis.

Untuk lebih jelasnya bagaimana proses input data KK secara otomatis pada Situs Prodeskel, Anda bisa melihatnya pada video berikut ini.

Data kepala keluarga sebanyak 150 KK akan terisi otomatis pada form isian Kepala Keluarga pada Prodeskel, sambil menunggu proses input kita bisa mengerjakan pekerjaan  yang lain, kalau mau browsing gunakan browser yang lain. Jangan menutup browser yang sedang menjalankan input data KK pada Situs Prodeskel.

Supaya proses input berjalan lancar dan terkontrol, buka data mailing dan input sebanyak 150 KK, jadi jika data kepala keluarga ada 1.500 KK berarti kita input sebanyak 10 Kali. Lakukan pemanggilan data mailing seperti pada Langkah ke-4 sebanyak 10 Kali, setiap kali pemanggilan data masukkan record sebanyak 150, kemudian copy paste ke file Input KK.iim, untuk input yang kedua kosongkan dulu file Input KK.iim baru copy paste untuk data yang kedua, ketiga, dan seterusnya.

1. Input yang pertama dari Record 1 sampai dengan Record 150
2. Input yang kedua dari  Record 151 sampai dengan Record 300
3. dan seterusnya sampai semua record terpanggil

Kecepatan proses input tergantung dari koneksi internet dan kondisi server Prodeskel. Cara ini cukup praktis, terutama jika kita sudah punya data KK yang banyak.

Demikian tutorial dari saya dan semoga bermanfaat bagi rekan-rekan Perangkat Desa di seluruh Indonesia!!!